複数業者利用のある生徒の給食費の入力について

ご返信ありがとうございます。
経費使用日時は２日ほどずらしてみていたのですが、日にちではなく同月かどうかで判断するということが理解できました。
本校では給食業者ごとに委任払いを行っており、まずは就学奨励費分を各業者に支払い（県費）、後日保護者負担分と補助金分を各業者支払って（私費）います。
就学奨励費分を支払う際、各業社ごとに支給割合「1/2」を乗じて支給額を算出しますので、ここでソフトウェアと１円の差額が生じてしまいます。県費支払いの都合上、この支払い方法を変更することはできません。
ご提案いただいた追給戻入額を用いた調整方法は、担当がかわったときに理解が難しいと思われますので、何とか入力方法の工夫で対応できないものかとご相談させていただきたいです。
経費入力は日々入力できるようになっているので同月分をまとめて支給額を算出するというのは理解できましたが、現実に全生徒分を日々入力することは本校では考えられず、一括入力で経費入力することになりますので、経費使用日時が違えば別に算出できるといったことはできないものでしょうか。
 

返信をいただき、ありがとうございます。

また給食費の支払いについてご説明をいただき、ありがとうございます。

本校では給食業者ごとに委任払いを行っており、まずは就学奨励費分を各業者に支払い（県費）、後日保護者負担分と補助金分を各業者支払って（私費）います。
就学奨励費分を支払う際、各業社ごとに支給割合「1/2」を乗じて支給額を算出しますので、ここでソフトウェアと１円の差額が生じてしまいます。
県費支払いの都合上、この支払い方法を変更することはできません。
 

ご質問の児童生徒については支弁区分2なので、負担金(あるいは補助金)から半額支給されます。
それゆえ、のこり半額は補助金ではなく保護者等が負担する(＝学校が徴収して各社に支払う？)
と理解しました。

先ずは
県費からA社へ就学奨励費分を支払う: 203円(= 407円 の1/2、端数切捨て)
県費からB社へ就学奨励費分を支払う: 610円(= 1,221円 の1/2、端数切捨て)

後日、
保護者等がA社分として負担する額: 204円( = 407円 - 県費立替分203円)
保護者等がB社分として負担する額: 611円( = 1,221円 - 県費立替分610円)
をA社、B社に支払う。

合計すると、
A社が受け取る給食費額: 407円 (＝県費立替分203円 + 保護者負担分 204円)
B社が受け取る給食費額: 1,221円 (＝県費立替分610円 + 保護者負担分 611円)
また、
就学奨励費から支払う給食費の額: 813円(＝A社分 203円 + B社分 610円)
保護者から支払う給食費の額　　: 815円(＝A社分 204円 + B社分 611円)

上記の理解で正しいでしょうか？

『業者に就学奨励分を支払う』ために、就学奨励費ソフトウェアの外側で支給額が計算されており、その結果、就学奨励費ソフトウェアとの「端数処理の違い」が原因で1円の差額が生じている、
ということがお問い合わせの根底にあるように思います。

もしもこの部分の解釈を、就学奨励費ソフトウェアの考え方に寄せていただくことができれば、お問い合わせの1円の差額については問題が生じないのではないか、と考えています。
つきましては以下、就学奨励費ソフトウェアの立場から委任払いを整理する案をご提案します。

※もしもその案を受け入れていただけるようでしたら、お問い合わせの端数のズレは問題にならないかもしれないと考えます。
お急ぎのことと存じますが、以下すこしだけお付き合いください。
のちほど経費明細の入力によって対処する方法をご提案しますのでご了承ください。

---- ここから 就学奨励費ソフトウェアの考え方 ----

就学奨励費ソフトウェアでは、「委任払い」はあくまで「保護者が負担すべき使用経費の(県、または学校による)立替払い」であり、「就学奨励費を業者に支給したわけではない」と考えます。

※これは「就学奨励費は保護者等への支給である」という原則に基づきます。
特別支援学校への就学奨励費に関する法律 第2条、特別支援教育就学奨励費負担金等及び要保護児童生徒援助費補助金交付要綱 第2条
などによれば、就学奨励費を支給する対象は「児童生徒の就学のための経費を負担した保護者等」であり、サービスの提供者あるいは債権者に対して就学奨励費を支給してよい、という例外ルールについては聞き及んでいません。

県費でのA社への立替払い: 203円(= 407円 の1/2、端数切捨て)
県費でのB社への立替払い: 610円(= 1,221円 の1/2、端数切捨て)
については、
本来保護者等がA社、B社に「就学のために保護者等が負担する給食費」として支払うべき経費の一部を、ひとまずは県費で「立て替えた」として整理します。

その後、給食経費の不足分を保護者等がA社、B社に支払うことになりますが、不足分の支払いについても学校が支払いを代行するので、保護者等は給食経費の不足分も学校に渡します。

最終的に保護者は、学校に1,628円(＝単価407円 * 4回)を支払うことになります。

支払いの内訳は
・県費でのA社への立替払い: 203円(= 407円 の1/2、端数切捨て)
・県費でのB社への立替払い: 610円(= 1,221円 の1/2、端数切捨て)
・保護者等がA社分として負担する額: 204円( = 407円 - 県費立替分203円)
・保護者等がB社分として負担する額: 611円( = 1,221円 - 県費立替分610円)
です。

ここで就学奨励費に注目します。
「経費の支払いに立替があったかどうか」あるいは「サービスの提供元が複数社あるかどうか」には関係なく、
当該児童生徒は支弁区分2であり、学校給食費に関しては半額支給されます。

保護者等が児童生徒の就学のために負担した経費額は1,628円であり、就学奨励費制度の支給ルールに基づいてその半額が支給されるのですから、
支給される就学奨励費の額は「814円」(＝1,628円の半額)です。

保護者等が学校に支払うべき額は1,628円、支給される額は814円ですので、
保護者はこれらを相殺したうえで不足する額 814円(＝1,628円 - 814円)を学校に納めることにします。

学校は就学奨励費の原資からの814円、保護者等が納めた814円の合計1,628円をもとに
県費による立替払いの額 813円を清算し、残った815円から各社に保護者等が負担すべき経費額(立替払い後の不足分)を支払います。

---- ここまで 就学奨励費ソフトウェアの考え方 ----

ポイントのひとつは、
『児童生徒の保護者等に支給されるべき支給額は「経費の支払いに立替があったかどうか」あるいは「サービスの提供元が複数社あるかどうか」に左右されない』
という点だろうと思います。

就学奨励費ソフトウェアは「月締め」で経費使用額を確定し、それにたいして負担割合を乗じて支給額を計算します。
どのタイミングで締めるにせよ、確定した経費使用額が奇数であれば端数処理によって1円の誤差が生じる可能性はあります。

このたび教えていただいた委任払いによるA,Bの2社への支払い額は、いずれも支払先ごとに「端数切り捨て」されているために、
就学奨励費から支払う給食費の額: 813円(＝A社分 203円 + B社分 610円)
保護者から支払う給食費の額　　: 815円(＝A社分 204円 + B社分 611円)
のように保護者に支給される支給額が本来の半額(814円)から1円少なくなっています。

もしも委任払い先が4社で、それぞれ1回の給食を提供した場合は
就学奨励費として支給される額は812円(＝203円 * 4社)、保護者が支払う額は816円(＝204円 * 4社)となり、
サービス提供する会社が増えるほど本来の支給額(保護者が負担した経費額の半額)から減ってしまいます。

委託払いとして「支給額を支払う」のではなく、「(およそ支給額相当の)経費額を立て替える」と考えれば、
委託払いの先の数や立替したかどうかに依らず安定して支給額が定まります。

いずれにせよ最後に清算するわけですから、就学奨励費ソフトウェアを信じて？支給額「814円」としてもらうことも可能だと思うところです。

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長くなってしまいましたが、それではここから、経費明細の入力によって対処する方法をご提案差し上げます。

ここで紹介する方法は「1学期につき、1回支給する」(＝1か月に1回、保護者等に支給明細書を発行し、支給額を振り込む)ケースのように、
「1回の支給回について、2月以上が対象期間に含まれる」ことが条件となります。
毎月支給する(＝毎月保護者等に支給明細書を発行し、支給額を振り込む)ケースでは採用できません。

先の私の返信からご理解いただいているところですが、就学奨励費ソフトウェアは月ごとに経費使用額を合算しますので、
たとえば「A社への1学期の委任払い分」「B社への1学期の委任払い分」をそれぞれExcel等で計算し、それぞれを経費明細として作成するときにいずれも経費使用日時を「4月のある日」に指定して経費明細登録を行うと、就学奨励費ソフトウェアはこれらを合算して負担割合を乗じ、端数処理を行うので、
お問い合わせのケースでは、学校給食費の支給額は814円になります。

そこで「A社への1学期の委任払い分」を「B社への1学期の委任払い分」をそれぞれ経費明細として作成する際に、一方の経費使用日時と「4月のある日」とし、他方の経費使用日時を「5月のある日」とします。
 

そうすると就学奨励費ソフトウェアでは、当該児童生徒の学校給食費について、
4月分(＝「A社への1学期の委任払い分」)に負担割合を乗じて端数処理し、「4月分の支給額」として203円を計上、
5月分(＝「B社への1学期の委任払い分」)に負担割合を乗じて端数処理し、「5月分の支給額」として610円を計上、
という計算を行うことになり、結果として支払先ごとに端数処理(切り捨て)が実施され、
1学期分の学校給食費の支給額は合計「813円」になります。

※「経費使用日時」は就学奨励費ソフトウェアが支給額を算出する際にパラメータの一つとして参照しており、「経費使用日時」が保護者あての支給明細書や各種集計帳票に記載されることはありません。

支給額計算の詳細につきましては先の私の返信で紹介しました オンラインマニュアル ソフトウェアの機能 支給額計算 をご覧ください。
以上、どうぞご検討ください。