家計急変で支弁区分3だったものを年度途中で1に再判定しました。この場合のシステム上の操作をおしえてください

水戸聾学校です。

何度もすみませんが、家計急変の時の操作方法について重ねて教えてください。

通常は基準日を、前年の12/31にして年齢とか学年を設定してますが、本案件のように年度途中（例として2026/2/5とします）に変更理由が発生した場合の基準日は通常と変わらず前年の12/31でしょうか？それとも2026/2/5で年齢等を設定するのでしょうか？
マニュアル内の「区分決定後の区分変更」の「方法１」を見ますと、途中で「変更のあった日時を指定する」とあるので、ここで「2026/2/5」と入れたら自動的に、この日で世帯員の年齢等も再計算する、という仕組みなのでしょうか？
 

返信をいただき、ありがとうございます。

世帯員の生年月日の計算基準

結論から申しますと、就学奨励費ソフトウェアでは、世帯構成員の年齢の計算基準は「常に(必ず)前年末日時点」となっています。

世帯の経済状況の急激な悪化に伴って支弁区分を再判定することは特例によるものであり、文部科学省発行の事務処理手続きには定めがなかったように記憶しています。
(この特例は昔『文部科学省から通達の形で各県に通知された』と聞き及んでいます。)

経済状況の悪化によって、支弁区分の判定に影響が出る要因としては、主に収入額に関するものが挙げられます。
需要額については、例えば、もしも急激な悪化に伴って転居していれば、転居に伴う地区区分・級地区分の変更もあるかもしれません。

しかし世帯構成員の生年月日は、経済状況の如何によって影響を受ける性質のものではなく、
生活扶助基準第1類の額の決定に関与する「生年月日(→前年末日時点の年齢)を根拠とする部分」に対して、経済状況の悪化が影響することはないと考えます。
それゆえ年齢は常に前年末日時点で計算するものであると考えています。

「変更のあった日時を指定する」理由

就学奨励費ソフトウェアが「変更のあった日時」を問うのは、(年齢を判定するためではなく)「変更のあった日時」の前後で支給額の計算に必要な『児童生徒の「状況」』を正しく判定するために「変更のあった日時」が必要だからです。

支給額の計算に必要な支給割合の特定には、「支弁区分」のほかに「寄宿生かどうか」「措置費を受けているかどうか」「児童生徒は肢体重複であるかどうか」など、さまざまな『児童生徒の「状況」』が影響します。

そしてその『児童生徒の「状況」』は年度当初から年度末までの間「決して変化・変更がない」事は保証されていません。

例えば、年度当初に「通学生」だった児童生徒が「ある日」から寄宿舎に入寮し「寄宿生」になった場合、その「ある日」よりも前の日に(誤って?) 計上された「寮食費」に対して就学奨励費を支給することは許されません。

就学奨励費ソフトウェアは、『児童生徒の「状況」』の変化が生じた場合にも正しく支給額を算出するために、年度途中の『児童生徒の「状況」』の変更の記録を、児童生徒の「状況履歴」として管理します。
そして経費明細の経費使用日時と児童生徒の「状況履歴」から、経費使用日時時点での『児童生徒の「状況」』を特定し、それを基に支給額を計算します。

さて上記に関連して、就学奨励費ソフトウェアは児童生徒について「(支弁)区分決定状況」を管理しています。
就学奨励費ソフトウェアは、「区分決定状況」が『未決定』である場合は『児童生徒の年度当初の状態は現在も編集中(未確定)である』と判断し、
児童生徒に関する編集内容は、その児童生徒の「年度当初の状況履歴記録(更新日 4月1日)」に反映されます。

支弁区分が決定されましたら、その児童生徒の「区分決定状況」を『決定済』に変更していただきます。
しかしその後、就学奨励費ソフトウェアのユーザーが、その児童生徒(や支弁区分の判定に関わる世帯・世帯構成員)の内容を変更することがあります。

その変更の理由には、およそ以下の2通りが考えられます。

a) 支弁区分決定後に、当該児童生徒の状況に変更(例えば「通学生」から「寄宿生」へ)が生じた
b) 支弁区分決定後に、当該児童生徒の入力内容に誤りを見つけたために入力内容を修正した

a) が変更の理由である場合は「いつ」変更が生じたのかを添えて「状況履歴」に新たな記録を作成する必要があります。
b) が変更の理由である場合は、実際には当該児童生徒に状況の変更は発生していないために、「年度当初の状況履歴記録(更新日 4月1日)」に変更内容を反映する必要があります。

「変更の日を選択してください」という画面は、ユーザーに変更日を指定していただくことによって
就学奨励費ソフトウェアが「変更の理由」を判断し、児童生徒の「状況履歴」に適切な変更を施すために表示されます。

状況履歴や「変更の日を選択してください」画面の説明については、オンラインマニュアルに画面写真等を添えて説明しております。
どうぞご覧ください。

ご参考) オンラインマニュアル ソフトウェアの機能 児童生徒の状況履歴
https://syusyo.p-space.jp/Documents/Functions/StudentStatus/