世帯構成員 一括更新
概要
Excelファイルに作成した「世帯員更新シート」の内容を就学奨励費ソフトウェアに取り込むことで、世帯構成員の情報を一括して変更することができる機能です。
※この機能は年次更新処理のあとに用いられることを想定しています。
世帯構成員の税情報などを統合宛名システムから一覧のかたちで入手できる場合、それらを「世帯員更新シート」にコピーペーストすることによって、世帯構成員の入力編集作業を軽減することを目的としています。
必ず事前にデータファイルのバックアップを取得してください。
1. 世帯員更新シートを生成
現在開いているデータファイルの内容を基に、就学奨励費ソフトウェアに世帯員更新シートを生成させます。
画面左側「ナビゲーション」から「学校」ノードをクリックし、画面上部「ツール」リボンから「更新シートを出力」ボタンをクリックします。
「世帯構成員更新シート 生成オプション」画面で必要なオプションを指定し、「OK」ボタンをクリックすると「名前を付けて保存」ダイアログが表示されます。
お使いのコンピュータの任意の場所に「世帯員更新シート」を保存してください。
2. Microsoft Excel を使って世帯員更新シートを編集
「世帯員更新シート」の保存が完了すると、保存した世帯員更新シートを開くかどうかを問うメッセージが表示されます。
「OK」ボタンをクリックするとMicrosoft Excelが起動し、「世帯員更新シート」が開きます。
2.1 シートの保護
「世帯員更新シート」はMicrosoft Excelの機能によって保護されています。
「世帯員更新シート」上で世帯構成員の編集を行うにあたり、シートの保護が邪魔になる場合は、シートの保護を解除して編集してください。(保護パスワードは空欄です。)
2.2 Oid (Object ID)
「世帯員更新シート」の「Oid」列は、世帯構成員の識別番号です。
Oidの値を基に「世帯員更新シート」の内容を反映させる先の世帯構成員を特定しますので、この列の値は変更しないでください。
3. 編集済みの「世帯員更新シート」を取り込み、データに反映させる
「世帯員更新シート」の編集が完了したら、保存してMicrosoft Excelを閉じます。
画面左側「ナビゲーション」から「学校」ノードをクリックし、画面上部「ツール」リボンから「更新シートを反映」ボタンをクリックします。
「世帯員更新シート 反映オプション」画面『世帯構成員 更新シート」欄のフォルダボタンをクリックし、「世帯員更新シート」を開いてください。
「OK」ボタンをクリックすると反映処理が始まります。
「更新完了」メッセージが表示されれば成功です。
「OK」ボタンをクリックして「世帯員更新シート 反映オプション」画面を閉じ、世帯構成員情報が正しく反映されていることを就学奨励費ソフトウェア画面で確認してください。
活用例) 統合宛名システムとの連携
一部の 統合宛名システム製品には、「業務システム内の個人識別番号 (以下「業務宛名番号」と記します) を事前に登録しておくと、統合宛名システムから複数の世帯構成員の個人情報を取得する際に、業務宛名番号をキーとする個人情報の一覧表を出力してくれる機能」があります。
就学奨励費ソフトウェアにおいては、前述の「Oid」が業務宛名番号に相当します。
上図の「宛名一覧」を「世帯構成員シート」の内容を基に作成し、上図の「照会結果一覧」を「世帯構成員シート」に反映(コピーペースト)すれば、世帯構成員の税情報の入力が省力化できるのでは？と考えます。
本機能 活用上の注意
就学奨励費ソフトウェアが処理対象とするデータファイルを切り替えながらご活用の学校においては、「世帯員更新シート」を取り込む操作を実施する前に、就学奨励費ソフトウェアで現在開いているデータファイルが反映先のデータファイルとして正しいことを確認してください。
世帯員更新シートの生成元データファイルと世帯員更新シートの反映先データファイルが異なっている場合、生成元データファイルの内容が破損してしまいますので、くれぐれもご注意ください。
なお現在開いているデータファイルは画面左側ナビゲーション「動作設定」「各種設定」の「データファイル」タブ「処理対象データファイル」欄で確認できます。
参照
- 業務フロー - 8. 適宜行う処理 データファイルのバックアップ
- 画面ヘルプ - 世帯構成員更新シート 生成時オプション
- 画面ヘルプ - 世帯構成員更新シート 反映オプション