区分決定
年度当初の支弁区分を決定します。
行う事務処理
支弁区分を決定するために必要な情報が揃ったら、学校担当者は区分決定に必要な書類を作成し、学校長の決裁ののちに必要な資料を都道府県教育委員会に提出します。
都道府県教育委員会は提出された資料を精査し、支弁区分の決定を学校に通知します。
学校担当者は保護者等に支弁区分の決定について通知します。
仮支弁区分 / 仮3段階
就学奨励費支給額の計算にはあらかじめ支弁区分の決定が必要です。
しかし諸般の事情により支弁区分の決定に必要な世帯・世帯構成員の情報が整わず、区分の決定と保護者等への就学奨励費の支給が遅くなってしまうケースがあります。
児童生徒の状況によっては就学に係る費用が家計に大きな負担をかけることもあり、支弁区分の正式決定までの間「仮の区分での支給を行う」「仮に支弁区分3として支給を行う」など、都道府県によっては弾力的な運用が行われています。
それら区分については「仮支弁区分」「仮3段階」など、都道府県によって呼称が異なりますが、就学奨励費ソフトウェアでは「仮支弁区分」と呼んでいます。
「仮支弁区分」に基づく扱いは都道府県によって異なります。
「仮支弁区分」という概念を採用するかどうか、採用する場合は「仮支弁区分」状態にある児童生徒をどのように取り扱うか？については、教育委員会事務局にご確認ください。
ソフトウェアの操作
初めに「仮支弁区分」の扱いについて、就学奨励費ソフトウェアの動作設定「計算設定」画面で必要な設定を行ってください。
支弁区分決定に関する帳票の出力
就学奨励費ソフトウェアは児童生徒とその世帯・世帯構成員の情報をもとに、児童生徒の支弁区分、世帯の支弁区分をそれぞれ自動的に算出します。
支弁区分関連の帳票にあたって、その出力対象に学校あるいは学部、選択した児童生徒を指定することができます。
学校あるいは学部を指定して出力するときは「学校」の詳細画面、「学部」の詳細画面から支弁区分関連帳票の出力ボタン(
をクリックしてください。(下図 1、2、3)
特定の児童生徒を指定して出力するときは「児童生徒の一覧」から出力対象の児童生徒を選択して支弁区分関連帳票の出力ボタン(
)をクリックしてください。(下図 A、B、C)
支弁区分関連帳票の出力にあたって、「(支弁)区分決定状況」を指定して出力対象をさらに絞り込むことができます。
「区分決定状況」を問わず出力する場合は「指定なし」を指定して「プレビュー」ボタンをクリックしてください。
収入額・需要額調書
就学奨励費ソフトウェアに入力された児童生徒の世帯・世帯構成員の情報をもとに出力されます。
支弁区分算出の過程がわかる帳票です。
経費支弁段階調書
支弁区分決定に関する児童生徒一覧です。
支弁区分決定通知書
保護者等に決まった支弁区分を通知する帳票です。様式は都道府県によって異なります。
空欄にすると文書日付が空欄(令和 年 月 日)になります。
区分決定状況を変更
児童生徒の支弁区分が正式に決まったら、その児童生徒の「区分決定状況」を『決定済』に変更してください。(下図参照)
支弁区分の正式決定までの間に、支弁区分を仮決定とする場合は「区分決定状況」を『仮支弁区分』に変更してください。