年次更新処理の準備
ソフトウェアの操作
次年度への年次更新処理を行う前に、学部の情報について確認と編集を行います。
学部卒業生の進学先指定
在籍している児童生徒は年次更新処理によって進級・進学部します。
籍を置いている学部の「最終学年」に所属する児童生徒は、次年度への年次更新処理によって、その学部情報の「進学先」に指定されている学部の1年生に所属します。
上部の図の例では、現在「幼稚部」の「3」学年に所属する児童生徒は、次年度への年次更新処理によって(次年度に)小学部1学年に所属することになります。
次年度への年次更新処理が正しく行われるように、各学部の「最終学年」と「進学先」を確認してください。
学校の最高(最終)学部の最終学年に所属する児童生徒は次年度、この学校を卒業することになります。
学校の最高(最終)学部の「進学先」は「指定なし」にしてください。
「進学先」が『指定なし』になっている学部の、その最終学年に現在所属している児童生徒は、
「いずれも今年度卒業し、次年度在籍しないもの」として扱われます。
それゆえ次年度への年次更新処理によって、それら児童生徒は次年度のデータファイルに持ち越されません。
学校の最終学部『以外』の学部について「進学先」を「指定なし」にしないよう、ご注意ください。
次年度に新設される学部の登録
次年度に新たな学部が新設されることが決まっている場合は、年次更新処理の前にその学部を新規登録してください。
学部を登録したのちにすべての学部の「進学先」の設定を改めて確認し、年次更新処理の進学部処理が正しく行われるよう修正してください。
以下に例示します。
例1) 現在「小学部」「中学部」がある学校に、次年度「高等部」が新設される
これまで「中学部」の「進学先」は「指定なし」となっており、中学部の最終学年に所属する生徒(=3年生)は年次更新処理によって次年度のデータファイルに持ち越されませんでした。
新設される「高等部」を新規登録し、「中学部」の「進学先」を「高等部」に変更することによって、今年度の中学部卒業生は年次更新処理ののちに新設される「高等部」の1年生に進学し、所属することになります。
例2) 現在「小学部」のみがある学校に、次年度「高等部」が新設される
これまで「小学部」の「進学先」は「指定なし」となっており、小学部の最終学年に所属する児童(＝6年生)は年次更新処理によって次年度のデータファイルに持ち越されませんでした。
新たに「高等部」を新規登録します。「小学部」の最終学年に所属する児童が次年度「高等部」1学年に進学することはないので、「小学部」の「進学先」はこれまで同様、「指定なし」のままにしておきます。
これにより、小学部6年生、高等部3年生は年次更新処理によって次年度のデータファイルに持ち越されなくなります。
次年度廃止される学部の扱い
次年度に廃止される学部がある場合には、学校ユーザーによる年次更新処理の後(＝次年度の年度初め)に整理を行います。
年次更新処理の後、廃止される学部に所属する児童生徒のデータを削除します。
廃止される学部に所属する児童生徒が存在しないように編集が終わったのちにその学部を削除します。