兄弟姉妹の新入生の登録
兄弟姉妹が入学する際に世帯情報を共有して新規登録する方法を示します。
例として現在在籍している「東京 良夫」の妹である「東京 花子」が今年度入学するケースを考えます。
入学する「東京 花子」は、在籍する「東京 良夫」の世帯構成員として就学奨励費ソフトウェアに登録されています。
そこで就学奨励費ソフトウェアは世帯構成員としての「東京 花子」の登録を児童生徒に変換し(下図1)、その世帯・世帯構成員の情報については児童生徒「東京 良夫」と共有させます(下図2)。
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世帯・世帯構成員情報を「共有しない」形で「東京 花子」を新規登録する場合は通常の手順によって「東京 花子」を登録してください。
兄弟姉妹を児童生徒として登録する手順
- 「東京 良夫」の詳細画面を表示する。
児童生徒一覧から「東京良夫」をクリックして、その詳細画面を表示します。 - 世帯構成員一欄から「東京 花子」をクリックする。
「世帯員」タブをクリックして、その世帯構成員一覧を表示します。
世帯構成員として登録されている「東京 花子」をクリックしてその詳細画面を表示します。
- 「児童生徒に変更」ボタンをクリックする。
世帯構成員「東京 花子」の詳細画面で「ツール」メニューをクリックし「児童生徒に変更」ボタンをクリックします。
- 「東京 良彦」の詳細画面を閉じ、児童生徒としての「東京 花子」を編集する。
「東京 花子」は学校の最下級学部の1学年に所属する児童生徒として新規登録されます。同時に「東京 良夫」と世帯・世帯構成員情報を共有します。
「東京 花子」の(児童生徒としての)詳細画面を開き、その所属情報などを編集してください。
世帯情報の共有状態の確認
就学奨励費ソフトウェアは「児童生徒に相当する世帯構成員」であると認識している世帯構成員の背景色を薄い黄色(既定値)で示します。
児童生徒「東京 花子」(または児童生徒「東京 良夫」)の「世帯構成員」タブを確認すると、世帯構成員としての「東京 良夫」「東京 花子」の背景色が薄い黄色(既定値)になっており、世帯・世帯構成員情報をそれぞれ共有していることが確認できます。
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新年度に同じ世帯から二人以上の児童生徒が同時に入学する場合(＝双子など兄弟姉妹の同時入学など)にもここまでの手順と同様です。
いずれかの一人を通常の手順によって登録した後、上記の手順によって残りの児童生徒を「児童生徒に変更」してください。
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誤って「東京花子」ではない別の世帯構成員(例えば「東京孝子」)を「児童生徒に変更」してしまった場合には、「東京良夫」の「世帯員タブ」から「東京孝子」を開き、「ツール」メニューから「通常の世帯員に変更」ボタンをクリックしてください。
